Au moment de la parution de la série d’articles sur la gestion du temps, Lionel avait soulevé la question de la gestion des aléas. Vous savez, tous ces imprévus qui viennent les uns après les autres mettre notre journée par terre : les urgences, les sujets plus compliqués que prévu, les sollicitations des uns et des autres, …

Tous les jours, on jure qu’on ne nous y reprendra plus. Et pourtant… Voici la principale erreur que nous avons (tous) tendance à commettre, et comment y remédier.

Petits soucis du quotidien

Là où ça coince

L’imprévu, en lui-même, n’a rien de très surprenant. Certains seront sûrement tentés de répondre que si, justement, l’imprévu est surprenant puisqu’on ne s’y attendait pas.

Ce n’est pas faux. Mais c’est voir le verre à moitié vide : “Je n’y peux rien, c’est un imprévu”.

Essayons au contraire de voir le verre à moitié plein : la moitié qui vous donne les moyens d’agir quand même. C’est tout de même mieux que de se sentir victime d’un aléa !

Sincèrement, ça vous arrive souvent une journée où tout se passe comme prévu de A à Z ? En tout cas, moi, ça ne m’arrive quasiment jamais, même pas le week-end !

Donc finalement, on ne peut peut-être pas prévoir ce que sera l’imprévu, mais une chose est sûre, c’est qu’il y en aura !

Le vrai problème, c’est que nous nous obstinons à vouloir sur-planifier nos journées. Que ce soit en faisant des listes de tâches qui débordent, ou simplement en comptant sur tout le temps libre qu’il nous reste pour pouvoir tenir un délai ou rattraper un retard. Chaque seconde disponible est occupée par une tâche déjà planifiée.

Alors, quand il arrive un imprévu, forcément, ça coince !

Comment l’éviter

Ce site n’ayant aucun penchant pour l’ésotérisme, je ne vais pas vous demander de lire l’avenir dans votre tasse de café pour prédire l’imprévu. Non, je vais partir du principe que notre imprévu va rester fidèle à sa définition, et donc que rien ne permettait de le prévoir.

Une seule chose est quand même prévisible : il y aura toujours des imprévus. La solution est donc de se garder une réserve de temps en prévision d’aléas potentiels. Et si jamais, vous tombez sur une de ces journées magiques où tout se passe sans encombres, vous pourrez toujours profiter de ce temps pour prendre de l’avance sur votre journée du lendemain, ou pour vous détendre.

D’ailleurs, il y a des fois où nous prenons spontanément cette réserve de temps. Un exemple typique de la vie parisienne : un RER en retard à cause d’un incident technique, c’est un imprévu. Pourtant, le Parisien qui doit se rendre à un rendez-vous important prendra spontanément une bonne demi-heure de marge…

Par contre, le même Parisien n’ayant pas de rendez-vous plus important que cela, ne prendra aucune marge. Pourtant le risque d’aléa est le même…

Pourquoi réagir différemment dans ce cas ? Quand il y a un enjeu, la raison l’emporte sur l’espoir d’avoir de la chance. Sans enjeu, l’utopie a la voie libre…

Combien de temps prévoir ?

Il n’y a pas de réponse universelle à cette question. Et je ne pourrai pas y répondre à votre place…

Mais je peux quand même vous indiquer les trois facteurs qui vont impacter la réserve de temps dont vous aurez besoin :

  • la nature de votre travail
  • votre environnement
  • votre expérience

La nature de votre travail

Quelle est votre part d’exposition aux sollicitations imprévues ? Plus vous y serez exposés, plus vous devrez prévoir une réserve de temps importante, c’est-à-dire planifier moins, voire ne rien planifier du tout pour les métiers sont essentiellement “réactifs”. C’est le cas, notamment, des pompiers, des services clients. Difficile dans ce genre de profession de planifier grand chose, puisque leur rôle est de répondre aux sollicitations dès qu’elles arrivent.

Votre environnement

Quelqu’un qui travaille dans un bureau individuel fermé sera beaucoup moins exposé aux interruptions qu’une personne travaillant en open space ou dans la même pièce que celle ou ses enfants joue…

Votre expérience

C’est le dernier facteur qui peut influencer votre exposition aux imprévus. En effet, à travail et environnement identiques, une personne sans expérience devra prévoir une marge beaucoup plus importante (pour pallier aux difficultés découvertes en chemin) tandis qu’une personne beaucoup plus expérimentée sera à quoi s’attendre et aura une meilleure vision du temps nécessaire.

C’est le même principe qu’en gestion de projet. On donne une durée estimée à chaque tâche, mais on augmente cette première estimation d’un pourcentage qui dépend du risque, du niveau de maîtrise de la tâche.

En résumé :

Prévoyez du temps pour l’imprévu !

Cependant, il y aura toujours des fois où vous n’aurez malgré tout pas prévu assez de temps pour faire face aux aléas. Mais ça, ce sera l’objet du prochain article…

Et vous, vos journées sont-elles souvent chamboulées par des imprévus ? Comment vivez-vous cela ? Quelles sont vos astuces pour bien gérer les aléas ?

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