Important / Urgent : Comment vous recentrer sur vos priorités (1/2)
Comment ne plus subir les urgences et vous concentrer sur ce qui est essentiel ? Il est possible de classer nos tâches à faire en 4 catégories, selon leur importance et leur urgence. Votre réussite repose en grande partie sur le temps que vous passez sur chacune de ces catégories.
Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important.
Eisenhower
L’idée de la matrice Important/Urgent est attribuée au président américain Eisenhower. C’est la raison pour laquelle vous la trouverez souvent mentionnée sous le nom de matrice d’Eisenhower. Ce concept a ensuite été repris par l’américain Stephen Covey qui l’a largement développé dans son livre « Priorité aux priorités »
Qu’est-ce qui est important ? Qu’est-ce qui est urgent ?
- Important : tout ce qui contribue à l’atteinte de VOS objectifs
- Urgent : tout ce qui demande une attention immédiate, sous peine de conséquences négatives
Quadrant 1 : Urgent et important
C’est le domaine des « crises », des travaux de dernière minute, et de toutes les activités critiques en général.
C’est, par exemple, la fuite d’eau qui inonde votre salle de bains (imprévu) ou la facture à payer sur-le-champ pour ne pas vous faire couper l’électricité (ça fait 3 semaines que vous l’oubliez).
- Le mot qui le définit le mieux : Problème
- La conséquence pour vous : Stress
- Ce qu’il faut faire : À traiter sur-le-champ !
Quadrant 2 : Important mais pas urgent
C’est le domaine de vos projets, de vos objectifs. Ce sont des échéances à moyen, voire long terme. Les tâches de cette catégorie ont naturellement tendance à passer après les tâches urgentes mais pas importantes (cf. quadrant 3). Pourtant, ce sont celles qui sont les plus gratifiantes.
C’est, par exemple, le compte épargne que vous voulez ouvrir pour préparer votre retraite, ou la facture d’électricité à payer que vous venez de recevoir (une bonne partie des tâches du quadrant 1 sont en fait des tâches du quadrant 2 qu’on a laissé traîner).
- Le mot qui le définit le mieux : Résultat
- La conséquence pour vous : Satisfaction
- Ce qu’il faut faire : À faire un peu chaque jour
Quadrant 3 : Urgent mais pas important
C’est souvent le domaine des problèmes des autres. Ce sont des tâches qui ne nous apportent rien (ou pas grand chose), mais qu’on fait pour mettre fin aux sollicitations.
C’est, par exemple, le collègue (ou votre chef) qui vous demande d’analyser les 50000 lignes d’un fichier Excel pour dans 2h « parce que j’en ai absolument besoin pour la présentation au directeur », ou le téléphone qui ne cesse de sonner.
- Le mot qui le définit le mieux : Interruption
- La conséquence pour vous : Frustration
- Ce qu’il faut faire : Demander un délai adapté la prochaine fois
Quadrant 4 : Pas important et pas urgent
C’est le domaine de la détente et des loisirs… mais aussi le domaine des gaspillages de temps, et donc de la procrastination dans toute sa splendeur. Tout n’est pas à jeter dans cette catégorie. Il faut aussi savoir souffler de temps en temps. Mais il y a quand même un sérieux tri à faire…
C’est, par exemple, regarder ce film qu’on vous a recommandé (détente) ou regarder cette vidéo sur YouTube d’un chat qui se cogne dans un mur (franchement…).
- Le mot qui le définit le mieux : Distraction
- La conséquence pour vous : Détente ou culpabilité (selon le temps passé)
- Ce qu’il faut faire : Ne pas faire ou faire comme récompense
Loading ...| Et concrètement…
Pour déterminer simplement quel quadrant a le plus d’influence sur vous, analysez votre ressenti à la fin de chaque journée :
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C’est pas mal ce découpage en 4 quadrants je ne connaissais pas !
Le quadrant 3 est le pire de tous, et malheureusement trop fréquent pour moi !
Je suis en train d’écrire la deuxième partie de cet article, dans laquelle je vais aborder les méthodes à mettre en place pour sortir des quadrants 1, 3 et 4. Et donc pour se libérer du temps pour le quadrant 2 !
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Une mise en perspective très intéressante et très pertinentes des tâches à effectuer. L’un des avantages de ce tableau est de pouvoir diminuer la dimension anxiogène de l’urgence.
Merci pour l’article 😉
Bravo pour l’effort de cet article, surtout que le 1er quadrant est un peu ce qui m’arrive tout le temps et c’est pas facile du tout, du stress quotidien, vu que tout est urgent et important en même temps, je me suis inscrit sur ton flux RSS impatient de lire la suite.
Cette matrice est bien vue… En effet, on est toujours tiraillé entre l’urgent et l’important, sans considérer toujours l’incidence que cela à sur notre épanouissement et notre bien être.
En tout cas, bravo pour l’explication trés simple, de quelque chose qui ne l’est pas forcément.
Bonne matrice c’est vrai que je n’avais pas l’habitude de faire comme ça mais le découpage est intéressant. En tout cas bon courage pour ton blog, qui, si j’ai bien lu sur WED, vient juste de débuter 😉
Bonjour Virginie,
Comme c’est la première fois que je viens sur ton blog, je me présente. Jérémy Goldyn, Entrepreneur et blogueur je suis l’auteur du blog Road To Entrepreneur qui a pour but d’aider les gens à trouver le meilleur chemin pour réussir ce qu’ils souhaitent entreprendre.
Pour la méthode des 4 cadrans, c’est une technique qui vient de Randy Pausch je pense. C’est une méthode assez sympa mais je lui trouve un défaut, c’est qu’elle n’est pas un support tangible pour pouvoir réellement travailler. Les cadrans sont trop petits pour pouvoir écrire ou afficher des post-it par exemple. Quand j’utilisais cette technique à l’époque, j’avais découpé le cadran en 4 catégories. C’était plus simple.
Moi j’ai conçu ma propre méthode qui gère d’abord les urgences (les tâches que je dois faire aujourd’hui pour avancer vers mon objectif). Ensuite, je mets les tâches que je dois faire mais pas nécessairement tout de suite par manque d’énergie ou de temps. Et enfin, je mets des tâches à faire plus tard qui ne concernent pas directement mon objectif à court terme.
Dans tous les cas, merci pour cet article !
Jérémy,
Article extrêmement intéressant il me servira à coup sur ! J’avais déjà pensé à cette notion de urgence et importance mais la avec ce cadrant c’est nettement plus visuel et pratique
Lorsqu’on voit certains revenir d’une formation au management et en conclure que le rôle premier d’un patron doit être de mettre la pression sur tout et tout le temps, on se dit qu’un graphique de ce type pourrait permettre de faire comprendre certaines choses aux cas les moins désespérés.
On ne peut plus d’accord avec toi !
Encore faut-il que ces personnes mettent les bonnes tâches dans les bonnes cases… car s’ils mettent tout dans « Important et urgent », ça ne fera pas beaucoup avancer les choses 😉