Comment ne plus subir les urgences et vous concentrer sur ce qui est essentiel ? Il est possible de classer nos tâches à faire en 4 catégories, selon leur importance et leur urgence. Votre réussite repose en grande partie sur le temps que vous passez sur chacune de ces catégories.

Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important.

Eisenhower

L’idée de la matrice Important/Urgent est attribuée au président américain Eisenhower. C’est la raison pour laquelle vous la trouverez souvent mentionnée sous le nom de matrice d’Eisenhower. Ce concept a ensuite été repris par l’américain Stephen Covey qui l’a largement développé dans son livre “Priorité aux priorités” (titre original : First Things First).

La matrice Important/Urgent

Qu’est-ce qui est important ? Qu’est-ce qui est urgent ?

  • Important : tout ce qui contribue à l’atteinte de VOS objectifs
  • Urgent : tout ce qui demande une attention immédiate, sous peine de conséquences négatives

 

Quadrant 1 : Urgent et important

C’est le domaine des “crises”, des travaux de dernière minute, et de toutes les activités critiques en général.

C’est, par exemple, la fuite d’eau qui inonde votre salle de bains (imprévu) ou la facture à payer sur-le-champ pour ne pas vous faire couper l’électricité (ça fait 3 semaines que vous l’oubliez).

  • Le mot qui le définit le mieux : Problème
  • La conséquence pour vous : Stress
  • Ce qu’il faut faire : À traiter sur-le-champ !

Quadrant 2 : Important mais pas urgent

C’est le domaine de vos projets, de vos objectifs. Ce sont des échéances à moyen, voire long terme. Les tâches de cette catégorie ont naturellement tendance à passer après les tâches urgentes mais pas importantes (cf. quadrant 3). Pourtant, ce sont celles qui sont les plus gratifiantes.

C’est, par exemple, le compte épargne que vous voulez ouvrir pour préparer votre retraite, ou la facture d’électricité à payer que vous venez de recevoir (une bonne partie des tâches du quadrant 1 sont en fait des tâches du quadrant 2 qu’on a laissé traîner).

  • Le mot qui le définit le mieux : Résultat
  • La conséquence pour vous : Satisfaction
  • Ce qu’il faut faire : À faire un peu chaque jour

Quadrant 3 : Urgent mais pas important

C’est souvent le domaine des problèmes des autres. Ce sont des tâches qui ne nous apportent rien (ou pas grand chose), mais qu’on fait pour mettre fin aux sollicitations.

C’est, par exemple, le collègue (ou votre chef) qui vous demande d’analyser les 50000 lignes d’un fichier Excel pour dans 2h “parce que j’en ai absolument besoin pour la présentation au directeur”, ou le téléphone qui ne cesse de sonner.

  • Le mot qui le définit le mieux : Interruption
  • La conséquence pour vous : Frustration
  • Ce qu’il faut faire : Demander un délai adapté la prochaine fois

Quadrant 4 : Pas important et pas urgent

C’est le domaine de la détente et des loisirs… mais aussi le domaine des gaspillages de temps, et donc de la procrastination dans toute sa splendeur. Tout n’est pas à jeter dans cette catégorie. Il faut aussi savoir souffler de temps en temps. Mais il y a quand même un sérieux tri à faire…

C’est, par exemple, regarder ce film qu’on vous a recommandé (détente) ou regarder cette vidéo sur YouTube d’un chat qui se cogne dans un mur (franchement…).

  • Le mot qui le définit le mieux : Distraction
  • La conséquence pour vous : Détente ou culpabilité (selon le temps passé)
  • Ce qu’il faut faire : Ne pas faire ou faire comme récompense

 


Dans quel(s) quadrant(s) êtes vous le plus souvent ? (jusqu'à 2 réponses possibles)

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Et concrètement…

Pour déterminer simplement quel quadrant a le plus d’influence sur vous, analysez votre ressenti à la fin de chaque journée :

  • Vous vous sentez stressé, débordé → Quadrant 1
  • Vous êtes satisfait et serein → Quadrant 2
  • Vous êtes frustré, vous en voulez à tout le monde de conspirer contre vous → Quadrant 3
  • Vous vous en voulez → Quadrant 4

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