La première partie de cet article vous a expliqué la signification des quatre quadrants de la matrice Important/Urgent. Avoir une vie épanouie repose sur le bon équilibre de ces quatre quadrants. Si vous n’êtes pas satisfait à la fin de votre journée, alors c’est que vous n’avez pas accordé la bonne attention à chaque quadrant en fonction de vos priorités. Voici quelques conseils pratiques pour retrouver une vie équilibrée.

Pierres en équilibre sur l'eau

Où passe votre temps ?

Il y a 24 heures dans une journée. Qu’elle soit bonne ou mauvaise. Qu’il s’agisse de votre journée ou de celle de votre voisin. Tout le monde dispose du même temps. L’important, c’est de savoir l’utiliser à bon escient.

Lorsque vous n’êtes pas satisfait de votre journée, c’est que vous n’avez pas donné assez d’attention à un ou plusieurs quadrants. Mais votre journée n’est pas extensible ! Alors pour récupérer du temps pour ces quadrants sous-exploités, il vous faudra obligatoirement commencer par réduire les autres.

Stratégies pour réduire un quadrant

Réduire le quadrant 4 “Pas important/Pas urgent”

  1. Faites un état des lieux. Notez tout ce que vous avez fait aujourd’hui dans ce quadrant.
  2. Faites le tri. Répartissez les tâches que vous avez notées dans deux catégories : celles qui n’avaient strictement aucune utilité (Piège) et celles qui vous ont apporté une bouffée d’air frais (Détente).
  3. Ne tombez plus dans les pièges. Combien d’heures les “pièges” vous ont-ils coûté aujourd’hui ? Calculez combien cela représente sur une semaine, un mois, un an. Éliminez-les !
  4. Transformez la détente en récompense. Autorisez-vous une activité de détente, après la réalisation d’une tâche importante (et non avant ;-) ). Veillez quand même à ce que la détente ne soit pas disproportionnée par rapport à l’effort…

Réduire le quadrant 3 “Urgent/Pas important”

  1. Isolez-vous. Si les gens ne vous ont pas sous la main, ils essaieront de trouver quelqu’un d’autre de disponible avant de vous solliciter.
  2. Apprenez à dire non. Si vous ne fixez pas vos propres limites, pourquoi les autres le feraient-ils pour vous ? Si vous n’avez pas le temps de traiter l’urgence d’un autre, dites-le lui simplement, mais fermement.
  3. Négociez un délai. Quelle est l’urgence réelle de la demande ? Bien souvent, on cherchera à vous imposer un délai beaucoup plus court que nécessaire. Pour avoir une marge de sécurité, au cas où vous ne tiendriez pas les délais… Mais c’est justement à cause d’urgences comme celle-ci que vous ne pouvez pas tenir vos délais. Obtenez un délai de votre interlocuteur, et respectez-le. Vous gagnerez sa confiance, et un délai plus confortable la prochaine fois !
  4. Éduquez vos interlocuteurs. Si vous n’avez aucune marge de manœuvre cette fois-ci, alors accomplissez le travail au mieux. Mais expliquez quand même pourquoi le délai imparti est trop court et les impacts que cela a sur la qualité du travail. Obtenez l’engagement de votre interlocuteur sur un délai décent pour la prochaine fois.

Réduire le quadrant 2 “Important/Pas urgent”

Tous les excès sont néfastes. Accorder trop de place au quadrant 2 peut nuire à vos relations avec les autres, mais aussi à votre santé.

  1. Fixez-vous une limite. Imposez-vous un temps de travail maximum. Vous gagnerez en efficacité et en créativité ce que vous perdrez en temps.
  2. Prenez le temps de faire autre chose. Si vous ne le prenez pas, personne ne vous le donnera.
  3. Engagez-vous auprès des autres. À défaut de faire autre chose pour vous, vous le ferez pour ne pas laisser tomber les autres. Pas forcément la meilleure des raisons, mais vous finirez peut-être par y prendre goût et à avoir vraiment envie de le faire pour vous…

Réduire le quadrant 1 ” Urgent/Important”

  1. Continuez à faire. Les conséquences qu’il y a à ne pas accomplir ce type de tâches vous empêchent de faire autrement.
  2. Réduisez les quadrants 3 et/ou 4, pour vous libérer du temps (au moins provisoirement, jusqu’à ce que vous repreniez le contrôle de la situation)
  3. Renforcez le quadrant 2. Les tâches urgentes et importantes sont souvent des tâches importantes mais pas urgentes qui n’ont pas été traitées à temps. Utilisez le temps libéré pour travailler sur vos tâches importantes mais pas urgentes. A terme, ce sont vos tâches urgentes et importantes qui diminueront.
  4. Prévoyez l’imprévu. Ne remplissez pas complètement votre journée. Gardez du temps disponible en cas d’imprévu. Cela vous évitera un stress inutile.

 

Trouvez VOTRE équilibre

Tous les quadrants sont indispensables à une vie équilibrée, même les quadrants des tâches dites “pas importantes”. Par exemple, si vous travaillez en équipe, vous devrez maintenir un minimum d’activité dans le quadrant 3 : vous ne pouvez pas systématiquement laisser tomber votre entourage (sinon, préparez-vous à une vie d’ermite…). Vous ne pouvez pas non plus faire l’impasse sur le quadrant 4. Sans détente, vous allez droit au burn out.

Le poids idéal de chaque quadrant ne sera pas forcément le même pour tout le monde. Cette répartition dépend de vos responsabilités. Elle peut être différente pour votre vie personnelle et votre vie professionnelle. Elle peut même varier dans le temps.

La mission d’un pompier est de sauver des vies (clairement, important et urgent !!!). Son activité sera donc principalement orientée sur le quadrant 1. Tandis qu’un chercheur se concentrera davantage sur le quadrant 2. Et les pères ou les mères de famille tourneront essentiellement leur attention sur le quadrant 3 (les besoins de leurs enfants) une fois rentrés chez eux. Au contraire, quelqu’un de très stressé portera son attention sur le quadrant 4 pour retrouver un peu de sérénité.

 

Et concrètement…

Pour trouver votre équilibre, suivez votre intuition à la fin de la journée :

  • Si vous êtes serein, c’est que votre journée était bien équilibrée.
  • Si ce n’est pas le cas, écoutez les reproches que vous vous faites intérieurement. Ce sont les secteurs que vous devez améliorer.

Dans la foulée, créez votre liste de tâches à faire pour le lendemain. Notez d’abord tout ce que vous aimeriez réussir à faire. Puis écrémez votre liste, en respectant ce qui vous semble être pour vous une répartition idéale des tâches entre les différents quadrants.

Image: Master isolated images / FreeDigitalPhotos.net