Il y a deux phases dans la gestion de l’imprévu : la préparation et l’action. Dans l’article précédent, nous nous sommes concentrés sur la phase de préparation, c’est-à-dire l’organisation à mettre en place avant même que l’aléa n’arrive. Mais même la meilleure des préparations ne vous empêchera pas de vivre très mal l’imprévu si vous n’adoptez pas la bonne réaction.

Voici donc une méthode ultra-simple pour garder le contrôle, même en cas d’imprévu !

Trousse de secours

Êtes-vous la bonne personne ?

Ce n’est pas parce qu’on vous sollicite que c’est à vous d’exécuter une tâche !

Et cela vaut aussi bien pour les sujets que les autres vous amènent, que pour ceux que vous vous imposez…

Quelques (mauvaises) raisons de faire le travail à la place d’un autre :

  • On ne fait pas confiance aux autres. En faisant à leur place, risquent-ils de progresser et de savoir faire la prochaine fois ? Non ! La solution : Déléguer, mais superviser.
  • On ne connaît pas la bonne personne. Parfois, on vient vous confier une tâche juste parce qu’on ne sait pas à qui d’autre s’adresser. La solution : Si vous n’êtes pas la meilleure personne pour exécuter une tâche, n’hésitez pas à rediriger votre interlocuteur vers la meilleure personne.
  • Je sais faire. Ce n’est pas parce que vous savez faire que vous êtes la personne la mieux placée pour faire. Si d’autres savent faire mieux que vous, vous serez tous plus efficaces en traitant chacun ce que vous savez faire le mieux. La solution : Exploiter les forces de chacun.

Quel est le vrai délai ?

Surtout ne jamais commencer par demander :

“Il te faut ça pour quand ?”

Sinon, vous pouvez être sûr qu’on vous dira qu’il le fallait pour hier (j’exagère un peu, encore que… je l’ai déjà vécu).

En général, dans les négociations, on a tendance à dire que le premier qui parle a perdu. Là, c’est un peu différent… Si vous laissez votre interlocuteur annoncer son délai en premier, vous le laissez fixer la base de la négociation. Il exprime son besoin, et ensuite vous regardez si vous avez la moindre chance d’y répondre.

Alors, proposez d’entrée de jeu votre délai. Celui qui vous semble raisonnable compte tenu de votre charge de travail et de votre disponibilité.

“Est-ce que pour telle date, ça te convient ?”

L’objectif est de trouver un accord, pas de vous imposer de force. Si votre délai ne convient pas, à ce moment-là, vous pouvez demander à votre interlocuteur le délai maximal qu’il peut vous accorder. Vous pouvez poser cette question maintenant, puisque votre interlocuteur a déjà en tête votre délai. Donc au lieu de vous vouloir ce qui serait idéal pour lui (= immédiatement), il va regarder jusqu’où il peut aller pour s’approcher de votre délai.

Si c’est une véritable urgence, le délai final sera peut-être quand même très difficile à tenir pour vous. Mais, au moins, vous saurez que c’est le maximum que vous pouvez obtenir…

Quelle est la priorité ?

Vous êtes la bonne personne, vous avez le vrai délai, mais votre réserve de temps est insuffisante pour absorber la charge ? Il va falloir définir vos priorités. Les tâches les plus importantes ne doivent pas être oubliées sous prétexte qu’il y a un aléa…

Voici une méthode très simple et très rapide (vous n’avez déjà pas assez de temps pour tout faire, alors ce n’est pas le moment d’en perdre davantage) pour organiser vos priorités :

  1. Lister tout ce que vous deviez faire d’autre dans le délai imparti (y compris vos réunions).
  2. Pour chaque item de la liste, si vous ne pouviez réaliser qu’une tâche, entre la tâche imprévue et cet item, que choisiriez-vous ?
  3. C’est tout ! Vous avez défini vos priorités. Vous devez d’abord réaliser chacun des items que vous avez choisi contre l’imprévu. Ensuite, vous ferez la tâche imprévue, et enfin tous vos autres items (dans la limite du temps restant… :-) )

En résumé

  1. Identifiez la bonne personne pour réaliser la tâche imprévue
  2. Si c’est vous, obtenez le vrai délai pour réaliser la tâche
  3. Organisez vos priorités pour ne pas vous laisser absorber par les sujets qui font le plus de bruit

 Et vous, comment gérez-vous l’imprévu ? Partagez vos meilleures astuces dans les commentaires !

 

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