La méthode ultra-simple pour gérer une tâche imprévue sereinement
Il y a deux phases dans la gestion de l’imprévu : la préparation et l’action. Dans l’article précédent, nous nous sommes concentrés sur la phase de préparation, c’est-à-dire l’organisation à mettre en place avant même que l’aléa n’arrive. Mais même la meilleure des préparations ne vous empêchera pas de vivre très mal l’imprévu si vous n’adoptez pas la bonne réaction.
Voici donc une méthode ultra-simple pour garder le contrôle, même en cas d’imprévu !
Êtes-vous la bonne personne ?
Ce n’est pas parce qu’on vous sollicite que c’est à vous d’exécuter une tâche !
Et cela vaut aussi bien pour les sujets que les autres vous amènent, que pour ceux que vous vous imposez…
Quelques (mauvaises) raisons de faire le travail à la place d’un autre :
- On ne fait pas confiance aux autres. En faisant à leur place, risquent-ils de progresser et de savoir faire la prochaine fois ? Non ! La solution : Déléguer, mais superviser.
- On ne connaît pas la bonne personne. Parfois, on vient vous confier une tâche juste parce qu’on ne sait pas à qui d’autre s’adresser. La solution : Si vous n’êtes pas la meilleure personne pour exécuter une tâche, n’hésitez pas à rediriger votre interlocuteur vers la meilleure personne.
- Je sais faire. Ce n’est pas parce que vous savez faire que vous êtes la personne la mieux placée pour faire. Si d’autres savent faire mieux que vous, vous serez tous plus efficaces en traitant chacun ce que vous savez faire le mieux. La solution : Exploiter les forces de chacun.
Quel est le vrai délai ?
Surtout ne jamais commencer par demander :
« Il te faut ça pour quand ? »
Sinon, vous pouvez être sûr qu’on vous dira qu’il le fallait pour hier (j’exagère un peu, encore que… je l’ai déjà vécu).
En général, dans les négociations, on a tendance à dire que le premier qui parle a perdu. Là, c’est un peu différent… Si vous laissez votre interlocuteur annoncer son délai en premier, vous le laissez fixer la base de la négociation. Il exprime son besoin, et ensuite vous regardez si vous avez la moindre chance d’y répondre.
Alors, proposez d’entrée de jeu votre délai. Celui qui vous semble raisonnable compte tenu de votre charge de travail et de votre disponibilité.
« Est-ce que pour telle date, ça te convient ? »
L’objectif est de trouver un accord, pas de vous imposer de force. Si votre délai ne convient pas, à ce moment-là, vous pouvez demander à votre interlocuteur le délai maximal qu’il peut vous accorder. Vous pouvez poser cette question maintenant, puisque votre interlocuteur a déjà en tête votre délai. Donc au lieu de vous vouloir ce qui serait idéal pour lui (= immédiatement), il va regarder jusqu’où il peut aller pour s’approcher de votre délai.
Si c’est une véritable urgence, le délai final sera peut-être quand même très difficile à tenir pour vous. Mais, au moins, vous saurez que c’est le maximum que vous pouvez obtenir…
Quelle est la priorité ?
Vous êtes la bonne personne, vous avez le vrai délai, mais votre réserve de temps est insuffisante pour absorber la charge ? Il va falloir définir vos priorités. Les tâches les plus importantes ne doivent pas être oubliées sous prétexte qu’il y a un aléa…
Voici une méthode très simple et très rapide (vous n’avez déjà pas assez de temps pour tout faire, alors ce n’est pas le moment d’en perdre davantage) pour organiser vos priorités :
- Lister tout ce que vous deviez faire d’autre dans le délai imparti (y compris vos réunions).
- Pour chaque item de la liste, si vous ne pouviez réaliser qu’une tâche, entre la tâche imprévue et cet item, que choisiriez-vous ?
- C’est tout ! Vous avez défini vos priorités. Vous devez d’abord réaliser chacun des items que vous avez choisi contre l’imprévu. Ensuite, vous ferez la tâche imprévue, et enfin tous vos autres items (dans la limite du temps restant… 🙂 )
En résumé
- Identifiez la bonne personne pour réaliser la tâche imprévue
- Si c’est vous, obtenez le vrai délai pour réaliser la tâche
- Organisez vos priorités pour ne pas vous laisser absorber par les sujets qui font le plus de bruit
Et vous, comment gérez-vous l’imprévu ? Partagez vos meilleures astuces dans les commentaires !
Image: FreeDigitalPhotos.net
Je n’avais jamais reflechi à la question du delais et à la façon de demander celui-ci. Du coup pas plus tard qu’hier je me suis fait « avoir » comme tu l’annonce si bien dans ton exemple … je serais plus attentif les fois suivantes ! 🙂
Je crois qu’on se fait tous « avoir » régulièrement 😉
Même quand on sait comment faire pour garder le contrôle, ce n’est pas toujours évident de le mettre en pratique.
Il faut oser s’affirmer et se faire passer en premier. Et ça, ça donne souvent mauvaise conscience. On a l’impression (à tort) d’être égoïste…
Définir ses priorités, c’est bien. Les tenir, c’est mieux 😉
Bonjour Virginie,
Simple !
Efficace !
Rapide !
C’est tout ce que j’aime… 🙂
Bravo, merci et à bientôt
Luc Mister-no-stress
Bonjour Virginie
Je retiens cette phrase : « Surtout ne jamais commencer par demander : Il te faut ça pour quand ?”
Effectivement ne jamais laisser la main à son vis à vis sinon cela risque de devenir ingérable pour accomplir la mission dans les délais impartis.
amicalement
Aujourd’hui, les outils de planification et de suivi de projet nous permettent de diminuer au maximum les imprévus. Un chef de projet ou un maitre d’oeuvre qui n’ont pas planifié correctement leur chantier ne fait pas long feu.
Après, attention au phénomène boule de neige : on sollicite toujours celui ou celle qui apporte des solutions rapidement. Jamais celui ou celle qui n’est pas disponible. Ca peut avoir des implications dans la vie de la boite
Tu as raison : il faut trouver un juste équilibre entre ne jamais être disponible et être toujours sollicité. Il y a un écueil dans chaque excès. Pour le premier, c’est d’être mis totalement à l’écart de la vie de l’entreprise. Pour le second, le risque est de ne jamais pouvoir faire son travail et d’être considéré comme incompétent…
En fait je pense au qu’il n’y a pas de réponse universelle. Dans une entreprise, il y a des personnes qui peuvent être dévolues au « soutien » des équipes opérationnelles, à l’assistance, etc …
Tout va dépendre à qui l’on s’adresse et si l’assistance s’inscrit peu ou prou dans les missions de la personne sollicitée. La vie de l’entreprise est une chose compliquée où il faut trouver le juste équilibre entre les relations humaines/affectives qui peuvent se nouer et le volet purement professionnel. Le sujet sera également abordé de façon différente selon qu’on évolue dans une TPE de 3 personnes où une entreprise plus irritantes, où vont également entrer en compte des luttes de pouvoir, les ambitions personnelles … C’est aussi pour tous ces contextes différents que je pense qu’il n’y a pas de réponse universelle