Faut-il adopter un système de gestion de tâches papier ou numérique ? Un débat sans fin si on essaie de lui apporter une réponse universelle… La seule vraie bonne réponse est d’adopter la solution qui vous convient le mieux à VOUS.

Ce duel en 15 points vous aidera à faire votre choix, en fonction de ce qui est le plus important pour vous et des inconvénients que vous pouvez accepter. Personnellement, j’ai fait mon choix (papier) et je vous en donne les raisons à la fin de cet article. Mais je n’exclus pas de changer un jour de format, si mon besoin vient à évoluer…

Ordinateur portable couvert de papiers

1. Portabilité

Gagnant : Match nul

Dans les deux cas, cela dépend du format que vous allez choisir. J’utilise des carnets et des fiches au format A6, ça se transporte très bien. Par contre, il est clair qu’un gros classeur A4 sera bien moins pratique à déplacer. De la même façon, si vous êtes “numérique”, cela dépendra de l’application que vous allez choisir. Si elle n’est pas disponible pour les smartphones (ou que vous n’en possédez pas un), la portabilité de votre système sera limitée.

2. Coût

Gagnant : Papier

Quelques euros suffisent pour créer votre To Do List papier. La mise en place d’un système numérique, en revanche, peut vite grimper à plusieurs centaines d’euros (achat d’un smartphone, d’une application, consommation électrique, …)

3. Autonomie

Gagnant : Papier

Un papier et un crayon ne tombent jamais en panne de batterie ! Le pire qu’il puisse vous arriver est d’être en rupture de papier ou de stylo, et il est très facile de s’en procurer n’importe où :-)

4. Sécurité

Gagnant : Numérique

Les ordinateurs, smartphones et autres tablettes sont tous protégés par des mots de passe, qui protègent vos données. Si quelqu’un met la main sur votre carnet, à moins qu’il n’ait pas le courage de l’ouvrir, il n’y a pas grand chose qui l’empêchera de le lire…

5. Rapidité

Gagnant : Papier

Quoi qu’on en dise, on n’a encore rien trouvé de plus rapide que d’écrire quelques mots à la volée sur une feuille de papier ! Éventuellement, si vous avez une bonne vitesse de frappe, vous pourrez peut-être égaler la rapidité du papier, mais cela signifie que vous êtes sur un ordinateur, donc pas utilisable n’importe où (et encore, je ne compte pas le temps qu’il faut pour l’allumer s’il est éteint…). Et si jamais vous avez 15 actions à noter sur un smartphone, alors armez-vous de patience !

6. Recherche d’information

Gagnant : Numérique

Les fonctions de recherche et de filtre d’une application vous permettront de retrouver ce que vous voulez en un rien de temps. Pour rechercher facilement des informations dans un système papier, vous devrez mettre en place un classement bien structuré.

7. Flexibilité

Gagnant : Papier

Le papier est le support qui vous permet la plus grande liberté : dessins, schémas, mindmaps, tableaux… Tout est permis !

8. Simplicité

Gagnant : Papier

Avec le papier, aucun champ n’est obligatoire. Si vous n’avez pas d’échéance à respecter, rien ne vous oblige à renseigner une date fictive. Vous adaptez la quantité d’information que vous notez au besoin de chaque tâche. Le format papier incite naturellement à la simplification de votre liste.

9. Alertes et rappels

Gagnant : Numérique

Si vous ne vérifiez pas dans votre liste papier qu’il n’y a pas de tâches dont la date butoir approche, ce n’est pas votre feuille qui le fera pour vous. Une application, au contraire, pourra vous proposer différentes façons de vous rappeler votre oubli : code couleur, pop-up, sonnerie…

10. Protection contre la perte des données

Gagnant : Numérique (quoique…)

Sauf à scanner ou photographier une par une chaque page de votre liste, il n’est pas possible de vous prémunir contre la perte de vos données. A vous de faire attention à ne pas les égarer. Avec le numérique, vos données sont enregistrées par l’application. Pensez toutefois à faire régulièrement une sauvegarde que vous conserverez dans un autre endroit, un bug est si vite arrivé ! À l’heure où j’écris ces lignes, je viens de perdre pour la deuxième fois en 2 semaines tous les mails d’un de mes comptes de messagerie… La technologie n’est pas infaillible non plus !

11. Implication personnelle

Gagnant : Papier

C’est très subjectif, mais je ne ressens pas le même engagement quand j’écris une tâche sur une liste papier que lorsque que je la saisis dans un fichier. Dans un fichier, il est si facile de faire disparaître une tâche qu’on ne veut plus faire et de faire comme si elle n’avait jamais existé.

12. Satisfaction

Gagnant : Papier

Là encore, c’est un avis très personnel, mais je trouve bien plus de satisfaction à rayer physiquement une tâche accomplie sur ma liste papier qu’à simplement cocher une case dans un fichier (que je pourrais très bien revenir décocher dans 5 minutes). Sur du papier, quand c’est rayé, c’est fini ! Et puis, il y a un petit côté motivant à regarder une liste en partie rayée. Ca permet de voir tout ce qui a déjà été accompli, et pas seulement ce qu’il reste à faire.

13. Partage

Gagnant : Numérique

Surtout si vous n’êtes pas au même endroit que les personnes avec qui vous souhaitez partager votre liste…

14. Documents associés

Gagnant : Numérique

Toutes les applications disponibles sur le marché (ou presque) vous permettrons d’insérer des pièces jointes ou des liens dans votre liste de tâches. Avec un système papier, il vous faudra mettre en place un système de référencement en parallèle si vous voulez atteindre le même résultat.

15. Evolutivité

Gagnant : Selon votre expérience

Si vous voulez modifier radicalement votre système papier, il vous faudra très certainement tout recopier. Cela peut sembler très contraignant (personne n’a envie de recopier toute sa liste tous les deux jours !), mais c’est, à mon sens, le plus gros avantage du papier sur le numérique quand on n’a pas encore un système parfaitement rôdé. Cela permet de s’y tenir suffisamment longtemps pour savoir de quoi on a réellement besoin.

Si, au contraire, vous avez déjà un système bien rôdé que vous avez besoin de faire évoluer, le format numérique sera beaucoup plus facilement adaptable : un copier-coller et quelques petites modifications, et le tour est joué !


Au tout début, j’avais opté pour le numérique. Ça me semblait être une solution naturelle puisque je travaillais toute la journée avec un ordinateur. Et puis j’ai régulièrement changé de support pour essayer de l’adapter toujours plus à ce que je croyais être mes besoins. Jusqu’à ce qu’un jour, je réalise que je passais beaucoup trop de temps à essayer d’optimiser mon support et pas assez à FAIRE les choses. Ce jour-là, j’ai pris une décision radicale : revenir au papier, pour arrêter de toujours changer de système ! Je ne l’ai jamais regretté.

Et concrètement…

Pour choisir le format le plus adapté à votre besoin :

  • Faites une liste avec les 15 points ci-dessus (sur une feuille de papier ou dans un fichier, le choix ne vous engage à rien ;-) ) et tracez 2 colonnes “Papier” et “Numérique”
  • En face de chacun des points, mettez un “1″ si le format correspond à votre besoin sur ce point, et un “0″ sinon (vous pouvez tout à fait mettre un “1″ dans les deux colonnes)
  • Comptez les points ! Le plus gros score sera le support avec lequel vous avez le plus d’affinités

Si vous n’avez pas encore d’organisation robuste en place, je vous recommande dans tous les cas de commencer avec une liste papier, le temps de poser les bases de votre organisation. Il sera toujours temps de passer à un support numérique lorsque vous aurez mis en place un système robuste et stable.

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